Erfolgreiches E-Mail-Management: Meine 5 Tipps - LA MODE ET MOI, der Modeblog

7 Tipps für Dein E-Mail Management

Ich bin grundsätzlich eher der Mensch, der aus dem Bauch heraus entscheidet, vergesslich und [manchmal] verpeilt ist und eher kreativ arbeitet. Dennoch habe ich gerade im Job und auch in der Blogarbeit eine sehr strukturierte Art und Weise zu arbeiten. Seien es das Ablegen von Dokumenten, Excel-Übersichtslisten und die Organisation meiner To Dos und E-Mails. Da besonders zum Letzteren immer viele über die Mail-Flut und ihr Postfach schimpfen, möchte ich meine Tipps und Tricks für ein gelungenes E-Mail Management teilen, wie ich meinen Posteingang ordentlich und clean halte.

Erfolgreiches E-Mail-Management: Meine 5 Tipps - LA MODE ET MOI, der Modeblog

1. Unterordner erstellen

Nahezu alle Mailprogramm erlauben es, Ordner zu erstellen . So können zu den verschiedenen Themen, Plattformen usw. Ordner und Unterordner eingerichtet werden, um Mailverläufe besser zu organisieren. Auch wenn es die Suchfunktion gibt, erleichtern die Ordner die Suche nach bestimmten Mails oder einen bestimmten Schriftverkehr einfach ungemein.

Natürlich muss auch hier eine gewisse Strenge herrschen. D.h. ich würde mir schon vorher Gedanken machen, wie die Struktur aussehen soll. Denn mit einem zu großen Ordnerbaum mit zu vielen Unterebenen entsteht schnell Unübersichtlichkeit und niemandem ist geholfen.

2. Posteingang als To Do Liste nutzen

Dieser Tipp ist die Ergänzung zu Tipp 1. Denn ich arbeite mit meinem Posteingang wie mit einer To Do Liste. Sprich alle uninteressanten Dinge, Newsletter etc. werden gelöscht und verschwinden somit aus dem Eingang. So bleiben grundsätzlich nur die Dinge übrig, die wichtig für mich sind.

E-Mails, die Informationen für mich enthalten und die ich nach dem Lesen entsprechend ‚aufgenommen‘ habe, verschiebe ich in den entsprechenden Ordner. Dinge, die mal wieder wichtig werden können, markiere ich mir mit einem Flag oder lege sie mit einem hinterlegten Termin auf Wiedervorlage. Mails, die mit einer konkreten Aufgabe verbunden sind, bleiben im Posteingang. Und das tatsächlich so lange, bis das To Do erledigt ist. Danach wandern sie ebenfalls in den Ordner.

Diese Arbeitsweise hilft mir ungemein, einen Überblick zu behalten. Für euch zur Info: Auf der Arbeit habe ich aktuell sieben Mails und im Blog-Postfach neun Mails auf der ersten Ebene. Der Rest ist wegsortiert, erledigt oder gelöscht.

3. Kategorisierung durch Eingangsregeln

Um die bereits schon angesprochene Ordnung etwas einfacher umsetzen zu können, habt ihr bei vielen Anbietern die Möglichkeit, Regeln für bestimmte Absender einzustellen. Ich habe verschiedene Kategorien erstellt (z.B. beim Blog-Postfach Allgemein, Social Media, Newsletter) und dann entsprechend eingestellt, welche Mails wohin gehen. Auf diese Weise erfolgt auch eine Vorselektierung und ich kann mir vornehmen, mich mal durch die Newsletter zu klicken oder wenn ich wenig Zeit habe, den wichtigen Mails unter Allgemein meine Aufmerksamkeit widmen. Die Filterung kann sowohl über die Absender oder bestimmte Begriffe im Betreff o.ä. erfolgen.

4. Newsletter abbestellen

Zwar erhalte ich seit Ende Mai und der Umstellung auf die DSGVO schon weniger Newsletter, aber es lohnt sich immer, hier regelmäßig auszumisten. Mails von Firmen, die ich ab fünf Mal ungelesen einfach lösche, bestelle ich umgehend ab. So lässt sich das Mail-Aufkommen allgemein schon zurückfahren.

5. Feste Zeitfenster für die Mail-Bearbeitung

Es kostet unglaublich viel Zeit, seine Mails ständig zu checken und zu bearbeiten. Außerdem werde ich dadurch aus Arbeitsprozessen herausgerissen und es fällt mir danach schwerer, mich wieder zu fokussieren. Aber auch die Bearbeitung der Mails erfolgt konzentrierter und effektiver. (Mir ist bewusst, dass man diesen Tipp z.B. als Support-Mitarbeiter nur schwer umsetzen kann)

Es hat zwar lange gedauert, aber ich habe im Job nun feste Zeiten, in denen mein Mailpostfach geöffnet ist und bearbeitet wird. Bei mir ist das gleich morgens, wenn ich ins Büro komme. Dann nehme ich mir den gesamten Vormittag auch Zeit, To Dos zu erledigen, die ich per Mail reinbekommen habe. Wenn ich damit fertig bin, schließe ich Outlook und öffne es nach der Mittagspause erst wieder. Hier antworte ich aber nur auf die Mails, die eine bestimmte Dringlichkeit haben oder wo ich die Antwort weiß oder meine Einschätzung gefragt ist. Alles Weitere erledige ich am Folgemorgen. Wenn Outlook nämlich geschlossen ist, werde ich nicht ständig von dem Pop-Up Fenster (was ich mittlerweile auch abgestellt habe) oder dem Klingelton abgelenkt und unterbewusst unter Druck gesetzt.

Meine Blog-Mails beantworte ich tatsächlich immer im Zug auf dem Weg zur Arbeit oder in den Feierabend. So kann ich diese Zeit effektiv nutzen und kann den Rest meiner Freizeit, wenn er denn für den Blog genutzt wird, für andere administrative Dinge und den Content einsetzen. Lediglich Mails, denen ich ein Angebot oder mein Media Kit anhängen muss, bearbeite ich zu Hause vom Laptop aus.

6. Eine Mail so wenig wie möglich anfassen

Wenn ich eine Mail gelesen habe, beantworte ich sie umgehend oder fange direkt mit dem dahinterstehenden To Do an. Diesen Tipp habe ich in jungen Jahren öfter bekommen und ich kann die Ergebnisse davon nur bestätigen. Denn ich schiebe auf diese Weise nicht ständig meine Aufgaben auf. Auf diese Weise spare ich in Kombination zu Tipp 5 Zeit ein. Lediglich bei Aufgaben, die langfristig angelegt sind, erlaube ich mir die Mail länger im Posteingang zu lassen und sie gegebenenfalls mehrfach zu lesen oder zu bearbeiten.

Hier müsste ihr auch selber einschätzen, wie eure täglichen Aufgaben aussehen und was per Mail reinkommt. Denn einen goldenen Weg gibt es aus meiner Sicht bei dieser Regel nicht. Manche Dinge sind einfach nicht innerhalb von 10 Minuten erledigt oder brauchen einfach auch Zeit, weil weiteres Feedback oder gar Meetings nötig sind.

7. An den Empfänger denken und Mehraufkommen verhindern

Beim Schreiben meiner Mails achte ich immer mehr darauf, auf den Punkt zu formulieren. Denn wir bekommen alle eine Vielzahl an Mails pro Tag – sonst würde es diesen Beitrag auch nicht geben. Schon die Betreffzeile solltet ihr dafür im Auge behalten und präzise beschreiben, wovon die Mail handelt.

Ich überlege außerdem, welche Folgeinformationen für den Empfänger wichtig sein könnten und schreibe sie direkt mit rein. Umgekehrt ist natürlich auch, was für mich wichtig werden könnte und stelle die Fragen frühzeitig. So vermeide ich ein Mail-Ping-Pong mit unzähligem hin und her Schreiben. Auch wenn ich versuche mich kurz zu halten: Eine Mail die alle wichtigen Punkte und Fragen enthält, halte ich für zielführender als ein ausschweifender Mailverkehr mit unzähligen Rückfragen.

Natürlich bleiben eine freundliche Anrede und Verabschiedung davon unberührt. Ich finde E-Mails schrecklich, die wie SMS oder What’s App Nachrichten geschrieben sind!

Erfolgreiches E-Mail-Management: Meine 5 Tipps - LA MODE ET MOI, der Modeblog

Habt ihr noch weitere Tipps? Wie schaut euer E-Mail Management aus?
Teilt sie gerne!

Ergänzend könnt ihr euch meinen Blogpost mit meinen sieben Tipps für mehr Produktivität anschauen.

26 Comments

    • Emilie

      17. August 2018 at 16:11

      Na das ist doch gut 🙂 Ich glaube dass man besonders im Arbeitsleben irgendwann bestimmte Regeln und Verhaltensmuster braucht, weil man sonst nicht mehr klar kommt 😉
      Liebe Grüße

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  • Linni

    15. August 2018 at 16:49

    Hallo Emilie,
    ich sortiere auch jeden Tag mein Email Posteingang aus. Somit habe ich wie du nur noch die Emails, die wirklich infrage kommen überhaupt beantwortet zu werden! Manchmal lese ich sie dann auch schon und wenn ich merke, dass ich da später nochmal mit mehr Ruhe und Zeit dran muss, setze ich sie wieder auf ungelesen.

    Liebst Linni
    http://www.linnisleben.de

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  • Cindy

    15. August 2018 at 16:34

    Sehr hilfreichen Tipps, nur leider erwische ich mich immer wieder das der Punkt feste Zeiten bei mir nicht funktioniert. Wenn ich mal zwischendrin Zeit habe, checke ich mails und bearbeite diese oft auch zwischendrin. Ob ich das jemals schaffe… we will see. Den Rest mache ich teilweise auch schon so. LG, Cindy von https://runfurther.de/

    Antworten
    • Emilie

      15. August 2018 at 23:22

      Danke dir Cindy. Ich finde es OK, wenn man merkt dass manche Dinge einfach nicht funktionieren. Dann sollte man es auch nicht krampfhaft versuchen, vllt. gibt es für dich eine bessere Lösung =)

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  • Lena

    15. August 2018 at 12:52

    Liebe Emilie
    Oh, der Post kommt ja wie gerufen für mich. Ich habe manchmal ein bisschen Probleme mit meinem E-Mail Management. Vieles bleibt liegen oder Newsletter überfluten meinen Posteingang. Ich habe nun schon begonnen einen grossen Teil der Newsletter abzubestellen, die Tipps mit den Unterordnern und der To Do List, werde ich aber auf alle Fälle befolgen.
    Lieben Dank für die Tipps,
    Lena

    Antworten
  • Tama

    15. August 2018 at 8:23

    Sehr hilfreiche Tipps die ich auch alle – bis auf das feste Zeitfenster, so mache. Fühl mich ein wenig wie ein Streber ^^
    Der letzte Punk ist grade im Mailverkehr mit am wichtigsten bzw. sollte eigentlich Standard sein. In meiner Ausbildung wurde damals schon als Richtlinie gelehrt; Mails sind informeller und müssen daher nicht so Stock im Arsch mäßig formuliert werden, wie es bei Geschäftsbriefen der Fall ist.
    Derweil schlägt das auch auf den Real Life Brief um, was ich super finde. Dieses ganze drumrumformulieren ist einfach so nervig und krampfig. Einfach grade raus, und höflich dabei. Kurze, knackige Sätze. Schnell auf den Punkt kommen – das macht es für alle einfacher. Für dich als Verfasser und auch für den Empfänger.
    Witzig ist es dann wenn man Antworten bekommt mit total veralteten Floskeln wie „Ich hoffe Ihnen mit diesem Schreiben gedient zu haben und verbleibe mit freundlichen Grüßen“ – WHAAAT?! Ja, das ist tatsächlich passiert!
    Liebe Grüße,
    Tama <3

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    • Emilie

      15. August 2018 at 23:20

      haha ja das ist in der Tat verrückt 😉 Schön dass ihr auf der Arbeit auch etwas informeller schreiben könnt.
      Ein Streber bist du aber noch lange nicht, alles gut 😉

      Antworten
  • Jasmin

    14. August 2018 at 22:54

    Da hast du aber schöne Tipps zusammen geschrieben. Ich bekomme auch sehr viel Werbung, das sollte ich wohl mal ändern. Ich bearbeite meistens die Emails nicht sofort, erst wenn ich in Ruhe Zeit habe.

    LG Jasmin

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    • Emilie

      15. August 2018 at 23:18

      Vieles davon habe ich auch zuerst im Job angewandt, aber was da funktioniert, klappt ganz sicher auch privat 😉 und natürlich für den Blog!
      Liebe Grüße

      Antworten
  • Steph

    14. August 2018 at 20:54

    Tolle Tipps. Ich bin super unzufrieden mit meinem Mailmanagement und werde mir den ein oder anderen Tipp von dir auf jeden Fall mal fest vornehmen. Ich glaube, wenn man dann mal neue Routinen drin hat, dann läuft es auch viel leichter!

    Danke für die super Tipps!
    LG
    Steph

    Antworten
    • Emilie

      15. August 2018 at 23:17

      Hey Steph,
      sehr gerne 😉 Ja, es ist schwer seine Routinen zu ändern, aber manchmal tut das auch gut. Ich drücke die Daumen, dass du auch schon bald zufriedener mit deinem Mailmanagement bist.
      Liebe Grüße

      Antworten
  • L♥ebe was ist

    14. August 2018 at 16:24

    das sind wirklich super tolle Tipps liebe Emilie!!! ich war früher immer total unter Strom mit den Mails und wollte am liebsten alles sofort be- und abarbeiten … aber gerade unter Zeitdruck und mit vielen anderen To-Do’s oder auch einem Job/ Uni im Nacken geht das halt einfach nicht!

    v.a. die Zeitfenster haben mir dieses Problem sehr erleichtert 🙂

    liebste Grüße auch,
    ❤ Tina von liebewasist.com

    Antworten
    • Emilie

      14. August 2018 at 16:37

      Da muss man wirklich einen Weg finden, um nicht völlig darin unterzugehen und auch die eigene Stärke, das durchzuziehen 😉
      Liebe Grüße,
      Emilie

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